NetDokumenti – Online DMS

Šta je elektronsko upravljanje dokumentima

U svakodnevnom poslovanju mi non stop upravljamo dokumentima.
Koliko god se trudili, uvek nastaju određeni problemi prilikom rukovanja dokumentima. Dobijamo ih na nekoliko nacina (pošta, email, iz ruke u ruku), dobijamo ih na više lokacija i veoma je teško dobro ih organizovati i centralizovati u jednu arhivu.

Čak i ako uspemo da ih centralizujemo u jednu arhivu nastaje problem pristupa tim dokumentima. Kako im pristupiti sa više lokacija bez besomučnog kopiranja ili slanja faxom? Kad vam određeni dokument zatreba, a uglavnom vam zatreba istog momenta, on je veoma često nedostupan ili zagubljen.

Elektronsko upravljanje dokumentima upravo rešava gore pomenute probleme.

Prvi korak jeste digitalizacija papirnih dokumenata. Digitalizacija podrazumeva njihovo skeniranje i pretvaranje u elektronski oblik (PDF/A format). Nakon digitalizacije, elektronski dokumenti se unose u sistem za upravljanje dokumentima. Sistem ih prepoznaje, kategorizuje, klasifikuje i arhivira po unapred određenim pravilima.

Nakon arhiviranja, dokumentima se moze pristupiti sa bilo kog mesta. Moguće ih je vrlo brzo i jednostavno pronaći po datumu kreiranja, po autoru, nazivu, opisu i samom sadržaju dokumenta. Konačno je moguće pronaći dokument u par sekundi u momentima kad vam najviše treba.

Šta sve sistem za upravljanje dokumentima može

  • Kontrola verzije dokumenata
  • Automatski unos dokumenata sa skenera, faxa, emaila
  • OCR (prepoznavanje teksta iz skeniranih dokumenata)
  • Automatsko prepoznavanje tipa dokumenta
  • Moćna pretraga po nazivu, opisu, meta podacima, sadržaju
  • Kategorizacija i klasifikacija
  • Automatizacija poslovnih procesa (životni ciklis dokumenta)
  • Tranformacija dokumenata u PDF format
  • Digitalno potpisivanje dokumenata
  • Pravo pristupa po rolama i grupama
  • Praćenje pristupa dokumentima
  • Deljenje dokumenata (File sharing)
  • Sigurnost dokumenata
  • Obaveštenja o pristiglim dokumentima
  • Diskusije vezane za dokumente i foldere
  • Dodeljivanje i praćenje zadataka vezanih za dokumente

Ukoliko želite da saznate više, pogledajte naš sistem za upravljanje dokumentima NetDokumenti.com, ili se prijavite na našu listu kako bi smo vam poslali besplatne edukaktivne materijale i savete u vezi upravljanja dokumentima.

Želim jos informacija

Switch to our mobile site